G Suite untuk Rumah Sakit

Akreditasi, merupakan kata-kata yang menjadi momok bagi Administrator Rumah Sakit. Hal ini disebabkan karena Akreditasi saat ini sangat berkaitan dengan integrasi di Rumah Sakit. Integrasi dalam hal pelayanan atau pun dalam hal dokumentasi menjadi titik berat Akreditasi Rumah Sakit

Integrasi ini menjadi sangat penting. Tidak hanya pada area pelayanan, pada area administrasi rumah sakit, integrasi menjadi kebutuhan pokok dalam pengelolaan pelayanan rumah sakit. Integrasi pada area administrasi ini ditunjukkan dengan adanya keterhubungan antar-peraturan, antara peraturan dan dokumen, dan bahkan sampai dengan antar-dokumen.

Keterhubungan ini lah yang berusaha dicapai dengan menggunakan G Suite.

Apakah G Suite?

G Suite adalah aplikasi kantoran (Office App, seperti halnya Microsoft Office) yang dipadukan dengan penyimpanan berbasis cloud (penyimpanan di tempat penyimpanan milik Google). Fitur G Suite ada hampir pada semua handphone atau smartphone yang berbasis Android. Sebagai salah satu penyedia aplikasi kantoran yang berada di hampir setiap handphone berbasis Android, menyebabkan G Suite ini lebih mudah digunakan untuk pekerjaan kantoran secara mobile.

Beberapa fitur G Suite yang setara dengan Microsoft Office.

Terdapat kesamaan antara fitur yang ditawarkan oleh G Suite dengan yang ditawarkan oleh Microsoft. Berikut ini beberapa fitur G Suite yang memiliki kesamaan dengan Microsoft Office.

1) Google Docs vs Microsoft Words

Google Docs merupakan aplikasi kantoran yang digunakan untuk memproses dokumen. Seperti halnya Microsoft Words, banyak sekali kesamaan penggunaan antara kedua aplikasi tersebut. Perbedaan memang sangat terlihat dari sisi antar muka pengguna (user interface), tetapi secara garis besar hampir tidak ada perbedaan dalam hal penggunaan keduanya.

2) Google Sheets vs Microsoft Excel

Hampir sama dengan Microsoft Excel, Google Sheets merupakan aplikasi kantor yang sangat berguna untuk melakukan penghitungan. Selain berguna untuk penghitungan, kekuatan dari Google Sheets ini ada pada kemampuan untuk melakukan analisa dan pelaporan seperti halnya Microsoft Excel. Perbedaan yang mendasar hanya bisa dirasakan oleh pengguna berat (heavy users). Hal ini dikarenakan ada beberapa penggunaan persamaan fungsi (function/ fx) yang cukup berbeda. Khususnya untuk fungsi-fungsi tambahan. Meskipun demikian, secara prinsip tidak ada perbedaan.

3) Google Slides vs Microsoft PowerPoint

Pembuatan presentasi yang selama ini dirajai oleh Microsoft PowerPoint pun juga berusaha ditandingi dengan Google Slides. Hampir semua fitur utama yang tersemat di Microsoft PowerPoint bisa ditemukan pada Google Slides. Hanya saja dari segi kemudahan pengoperasian, Microsoft PowerPoint bisa dibilang lebih unggul.

Jika demikian, apa keunggulan G Suite dibandingkan dengan Microsoft Office?

Keunggulan utama fitur G Suite saat ini adalah fitur kolaborasi dalam pengolahan dokumen. Dengan fitur ini, beberapa orang dapat mengerjakan satu dokumen secara bersama-sama. Pembuatan dokumen yang bisa dilakukan secara kolaborasi ini, memungkinkan untuk setiap orang memberikan kontribusi untuk kelengkapan dokumen.

Dengan menggunakan fitur ini, pengerjaan dokumen akan lebih cepat dan terintegrasi. Hal ini disebabkan setiap orang bisa melihat langsung apa yang sedang diketikkan orang lain yang mengakses dokumen yang sama. Akses terhadap dokumen yang sama ini memungkinkan untuk supervisor atau atasan memberikan tambahan langsung pada dokumen bila dirasakan ada kekurangan.

Bagaimana G Suite bisa diterapkan dalam pengerjaan Akreditasi?

Penerapan G Suite pada Akreditasi bisa dilakukan terhadap 3 hal, yaitu pada:

1) Integrasi antar Peraturan
2) Kesejajaran antara Dokumen dan Peraturan
3) Kolaborasi antar Dokumen

Integrasi antar Peraturan dapat dilakukan bila pengerjaan Pedoman, Standar Prosedur Operasional (SPO), ataupun kebijakan memiliki saling keterkaitan dan bisa menjadi satu keseluruhan yang utuh. Hal ini bisa dilakukan bila Ketua Pokja Akreditasi dan Para pimpinan manajemen Rumah Sakit dapat langsung melihat dan membuat perubahan atau pun komentar langsung dalam dokumen. Dengan adanya pemantauan langsung, rapat yang dibutuhkan untuk integrasi dokumen bisa dikurangi.

Kesejajaran antara Dokumen dan Peraturan bisa dilakukan bila antara Dokumen dan Peraturan bisa disatukan dengan metode hyperlink. Metode ini sebenarnya juga sudah tersedia di Microsoft Words, hanya saja saat file tersebut berpindah, hyperlink akan menjadi rusak dan tidak dapat diakses. Dengan tersimpannya file pada Google Drive (Penyimpanan Awan / Cloud Storage) dari Google, kejadian rusaknya hyperlink bisa ditiadakan.

Salah satu contoh Kolaborasi antar Dokumen adalah dengan menggunakan rekam medis elektronik berbasis cloud storage di Google Drive. Dengan berbasis cloud storage, percakapan antar pemberi asuhan bisa dilakukan sewaktu-waktu. Penggunaan TBAK bisa lebih dikurangi, sehingga dapat mempersingkat waktu dalam pengelolaan pelayanan pada pasien.

Dengan demikian apakah tidak ada kelemahan dalam penerapan G Suite di Rumah Sakit?

Kelemahan utama G Suite di Rumah Sakit adalah keharusannya menggunakan koneksi internet. Tanpa adanya koneksi internet, G Suite akan lumpuh total. Meskipun demikian, kejadian tidak adanya koneksi internet saat ini sangat jarang terjadi di kota besar. Sehingga penggunaan G Suite ini kurang cocok dengan kondisi rumah sakit yang tidak memiliki koneksi internet yang mumpuni.

Untuk mengetahui kelebihan penggunaan G Suite bisa tekan klik di sini.